Стоит ли этому верить?

В заголовке нет шутки, подвоха или преувеличения. Я поделюсь опытом, который начал накапливать еще в то время, когда учился на пятом курсе в двух вузах одновременно на дневном отделении (один из них закончил с красным дипломом и в зачетке не было ни одной оценки ниже «отлично», а во втором не получил красный диплом исключительно по чистому недоразумению), при этом приходилось работать на трех официальных работах (совмещать приходилось работу программиста, системного администратора с преподаванием для безработных), и не счесть сколько доводилось проворачивать разных «приработков», также занимался научной деятельностью с тем, чтобы попасть в аспирантуру: писал статьи, выступал на конференциях, участвовал и побеждал в олимпиадах, и к тому же еще строил отношения со своей будущей женой (а на это, поверьте, уходило больше всего времени).

Во всем этом круговороте событий мне удавалось оставаться на плаву, кроме себя самого не приходилось особо ни на кого рассчитывать, и при этом у меня тогда не было ни машины, ни ноутбука, ни даже мобильного телефона – устройств, с которыми непременно связывается значительное увеличение производительности. Ко всему этому жил я за пределами города, в котором учился и работал, а доступ в интернет имел исключительно эпизодический.

Именно в то время мне довелось на собственной шкуре испытать тайм-менеджмент и убедиться в том, что он реально работает, а когда слышал нытье однокурсников о том, что у них не хватает времени на какую-нибудь курсовую, и при этом они нигде не работали, и помимо учебы в одном вузе особо ничем не занимались, то было просто смешно.

С тех пор прошло уже достаточно много времени, в придачу к способности управляться с огромным потоком дел (поток, правда, в какой-то момент вполне сознательно пришлось сократить) я научился жить без спешки и цейтнота, стал вести курсы по тайм-менеджменту, пользующиеся хорошей репутацией у слушателей, на этих курсах делюсь своим опытом, самое ценное в котором, по моему мнению, заключается в том, что я не пересказываю советы из книжек, а говорю о том, действенность чего довелось установить самостоятельно методом проб и ошибок.

Определимся с терминологией

А что вообще следует понимать под производительностью? Действительно, давайте вначале разберем понятие «производительность» по отношению к труду. Открываем экономический словарь и читаем:

«Производительность труда - плодотворность, эффективность производственной деятельности людей, измеряемая количеством продукции (благ и услуг), произведенной в единицу рабочего времени (час, смену, месяц, год), или величиной времени, затрачиваемого на единицу продукции.»

Нам больше подходит второй вариант (после «или»), и к тому же, если речь идет об интеллектуальной деятельности, то о единицах продукции тоже говорить несколько неуместно, поэтому представим определение в такой форме:

«Производительность интеллектуального труда – величина времени, затрачиваемая на выполнение определенного объема работы».

При этом под увеличением производительности мы будем подразумевать сокращение времени на выполнение одного и того же объема работы.

Остался еще один не проясненный, но весьма важный момент: а что следует подразумевать под «объемом работы»? Будет ли сокращение времени в два раза на перекладывание бумаг из одной стопки в другую увеличением производительности в два раза? На самом деле ответ зависит от целей: если наша работа состоит в перекладывании стопок бумаг, тогда да, будет, но обычно процесс перекладывания бумаг является вспомогательным по отношению к нашим важным проектам и прямым образом на продвижение в выполнении проектов не влияет – тогда нет, не будет, в лучшем случае это будет означать совсем мизерное увеличение производительности, либо не повлияет на нее вовсе, если без перекладывания бумаг можно было обойтись.

Поэтому целесообразно будет сделать еще одно уточнение и представить наше определение следующим образом:

«Производительность интеллектуального труда – величина времени, затрачиваемая на выполнение определенного объема работы, необходимой для достижения поставленных целей».

На этом и остановимся.

Обещанные 10 способов

1. Занимайтесь только важными делами, избегайте не важных дел. Этот совет самый важный, чаще всего встречается в книгах по тайм-менеджменту и чаще всего игнорируется. Мало того – он помогает увеличению производительности не только в сотни, но и в неограниченно большое число раз: лучший способ сэкономить время на какой-то работе – это не делать ее вообще. Для того, чтобы избежать не важных дел нет универсальных советов, хотя более-менее действенные способы есть – но это тема отдельной статьи, которую напишу позже, следите за сайтом. Я сам, для того, чтобы понять, является ли то, чем я занимаюсь в текущий момент важным или нет, часто обращаюсь к своим жизненным целям и пытаюсь найти соответствие, если его нет, то пытаюсь бросить ненужное занятие как можно быстрее.
Еще помогает мысленно всегда делить работу на основную и вспомогательную. Можно часами проверять компьютер на вирусы, делать дефрагментацию, высвобождать свободное пространство на диске или подыскивать себе новый ноутбук – все это, конечно, полезно, но само по себе никак не приводит к достижению целей. Если вы замечаете, что занимаетесь вспомогательной работой в то время, пока простаивает основная, то самое время остановиться и переключиться на главное.

2. Старайтесь не делать работу сами, находите способы перепоручить ее другим. На минуту приостановитесь и задумайтесь – все ли из того, что вы делаете, следует делать самому? Нет ли способа перепоручить работу кому-то другому – бесплатно или за деньги? Если такие способы есть, то почему бы ими не воспользоваться? Нередко люди готовы помочь только ради доброго слова или утверждения своего авторитета как специалиста в определенной области. Так же просто потратить некоторую сумму денег и перепоручить какую-то работу профессионалу, чем тратить не нее свое время и энергию. Я знал одного человека, которого повысили до должности руководителя отдела, но он по инерции продолжал выполнять ту же работу, которой занимался ранее, плюс ко всему у него добавились обязанности руководителя – стоит ли говорить, что он никогда ничего не успевал, всегда перебывал в напряжении и все его считали плохим руководителем, хотя техническим специалистом он был отменным и с работой начальника тоже справился бы отлично, если бы понял, что «не делание» основной работы своими руками тоже входит в обязанности начальника.

3. Удаленно решайте проблемы, которые можно решить без личного присутствия. Многих людей с которыми я работаю, я никогда даже не видел. Личная встреча отличается самым высоким качеством передачи информации, но в то же время – самыми высокими накладными расходами времени. Если нет особой необходимости, то я предпочитаю общаться по телефону, e-mail или ICQ. Подобная беседа выходит гораздо более лаконичной, и за одну минуту можно решить вопрос, который в противном случае мог потребовать 2 часа с учетом времени на поездку, ожидание аудиенции, а также общению на сторонние темы, которых сложно избежать при личной встрече. Иногда, когда ко мне кто-то звонит с целью уточнить, есть ли я на месте, чтобы подойти и поговорить, я отвечаю, что собираюсь уходить, давай решим вопрос по телефону – в большинстве случаев действительно удается решить вопрос по телефону, а в лучшем случае – вопрос отпадает сам собой.

4. Не пытайтесь бежать впереди паровоза и старайтесь разумно расходовать свою энергию. Иногда, работая над каким-нибудь проектом в голову приходят мысли, которые нужны будут на будущей стадии работы, но сейчас они никак не помогают, а скорее отвлекают. Если такая мысль пришла – запишите ее в какой-нибудь список, связанный с проектом и выбросьте из головы. Алан Лакейн советует в минуты отвлечения и простоя задавать себе вопрос: «Как лучше всего использовать время сейчас?», а Девид Аллен советует постоянно не упускать из виду ответ на вопрос «Какое следующее действие для работы над проектом?» - если будете постоянно задавать себе эти вопросы и находить ответы, то время будет расходоваться рационально и вы будете работать над, что нужно именно сейчас. К тому же люди очень часто забывают, что нужно учитывать не только время, но и энергию, и им удается так измотаться по пустяковым вопросам, что важными делами они не могут заниматься не по причине нехватки времени, а потому, что у них просто нет для этого сил.

5. Не занимайтесь самообманом. Перфекционизм – типичный самообман. Иногда мы пытаемся «вылизать», довести до совершенства уже выполненную работу, когда на самом деле это совершенно не нужно. Обычно подобное происходит тогда, когда мы подсознательно боимся переключиться на сложную и пугающую нас задачу. Если вы замечаете, что пытаетесь изобразить нужную работу, когда на самом деле это не так, то самое время покончить с ней и перейти к тому, что на самом деле ждет вашего внимания. Здесь уместно вспомнить историю (не помню источник): в один научно-исследовательский институт направили молодого ученого, который обратил внимание, что сотрудники института невероятно много времени тратят на то, чтобы затачивать карандаши, тогда он обратился к руководству с рацпредложением закупить каждому точилки для карандашей, чтобы существенно сократить время на это занятие. Каким же было его удивление, когда за это «рацпредложение» все сотрудники института его очень сильно невзлюбили: оказывается, в процессе затачивания карандашей они могли увиливать от работы, а теперь у них этого повода не было. Задумайтесь, нет ли у вас какого-нибудь занятия, которое вроде бы и «по работе», но на самом деле ничто иное, как способ от нее увильнуть – например, почитать новости в интернете?

6. Исключите отвлекающие факторы. Я терпеть не могу ICQ, потому что соблазн отвлечь человека, чтобы просто «поболтать» очень велик, также я не люблю, когда люди звонят на мобильный, не имея для этого серьезного повода (возможно, кто-то из них прочитает эту запись и сообразит, о чем я намекаю). Я обожаю e-mail, потому что загрузить почтовый клиент и проверить, не появились ли новые сообщения можно именно тогда, когда у вас появляется для этого время. В любой интеллектуальной работе существует фактор «погружения» - т.е. определенные затраты времени, которые необходимо понести для того, чтобы начать эффективно работать над проектом. Это время может отличаться в зависимости от многих факторов, в том числе степени, с которой вас отвлекают или когда вы в последний раз работали над проектом. Но если человека прервать в процессе работы над проектом, то он не сможет подобно WinAmp моментально продолжить с того момента, когда пауза закончилась – ему нужно время для того, чтобы снова «погрузиться». Например, для программиста такое время может составлять в среднем от 5 до 20 минут, таким образом, если его отвлекать три раза в час каждые 20 минут на протяжении рабочего дня, то за этот день он может вообще ничего не сделать, и это совсем не преувеличение – лично мне знакома ситуация, когда за день такой «работы» не удавалось ни на шаг продвинуться в проекте.
Если выключить мобильный телефон (или перевести его в режим, когда будут доступны только VIP-абоненты), снять трубку или вытащить провод из настольного телефона, закрыть IM-клиент, выключить почтовую программу и закрыться в кабинете, то никакой катастрофы не произойдет – просто у вас появится возможность поработать продуктивно над важной задачей. Если своего кабинета у вас нет, и вас часто отвлекают ваши коллеги, то для того, чтобы от них избавиться есть хороший проверенный способ – купите хорошие, большие, возможно, студийные наушники и одевайте их тогда, когда хотите, чтобы вас не отвлекали. Слушать музыку в них или нет – ваше личное дело, но если вы будете делать вид, когда кто-то пытается с вами заговорить, что вы не слышите, то им это быстро надоест, и в конце-концов обращаться к вам будут редко и только с по-настоящему важными делами.
К отвлекающим факторам можно добавить пассивные предметы, за которые может случайно «зацепиться» глаз – журналы, записки, диски, открытые окна браузера и других программ (возможно, кое-что вы специально оставили на виду, чтобы об этом не забыть). Поверьте, лучше все это убрать из поля зрения, когда вы занимаетесь работой, чем получить нервный срыв из-за того, что так много всего навалилось и ничего не получилось сделать.

7. Старайтесь автоматизировать рутинные операции. Часто, выполняя по сто раз на день одни и те же операции мы об этом даже не задумываемся, а зря – вместо того, чтобы наматывать лишние метры мышиного пробега и нащелкивать удары на клавиатуре можно потратить некоторое время на то, чтобы сделать какой-нибудь макрос или просто записать последовательность нажатий клавиш, которые можно автоматически проиграть посредством специальной программы, например, Autohotkey.
Многие операции, выполняемые с помощью мыши можно выполнить из клавиатуры – получается гораздо быстрее. Сложно запоминать клавиатурные сочетания? Распечатайте список и повесьте рядом с рабочем местом (лучше, конечно, не прямо собой, а где-нибудь сбоку, чтобы не отвлекать внимание).

8. Сократите, а еще лучше вообще исключите бесполезные разговоры. Помните: можно либо совещаться, либо работать. Даже если начальник раздает указания, то эти указания не приводят к непосредственному продвижению в работе над проектом, продвижение обеспечивает только непосредственное выполнение необходимых для достижения цели проекта действий (и не всегда, заметьте, в соответствии с выданными указаниями). Кстати, вся управленческая деятельность сама по себе не приводит к достижению цели, поскольку относится к вспомогательной, а не к основной работе – можете ссылаться на меня, когда будете говорить начальнику, что своей болтовней он отвлекает вас от работы (правда, я не беру никаких дополнительных обязательств и не обещаю трудоустройство). Если вы сами являетесь инициатором бесполезных разговоров, то старайтесь сдерживать себя от порывов заговорить, помните: другие могут слушать вас только из вежливости, но никак не потому, что им интересно, или у них есть для этого время.

9. Научитесь определенную работу делать быстро. Если вы работаете за компьютером и не владеете методом слепого десятипальцевого набора текста, то вы зря тратите не только свое время, но также здоровье, электроэнергию и деньги вашей компании, которая могла бы нанять на ваше место человека с такими же навыками, но обладающего слепым набором. Надеюсь, что это не читает ваш начальник, но если вы являетесь сами начальником, то пора делать выводы. Сотрудников, кстати, заменять не обязательно – этот навык не дается от рождения, и даже самая быстропечатающая машинистка когда-то этому навыку обучалась. На самом деле обучиться совсем несложно, нужно просто заставить себя поупражняться со специальной программой (или походить на курсы). У меня на это ушло две недели, и хотя я еще не достиг в слепом наборе совершенства, но могу это делать достаточно быстро не глядя на клавиатуру, допуская при этом немного ошибок и, самое главное – успевать фиксировать мысли, которые приходят в голову.
Конечно, помимо быстрого набора текста существует множество работы, которую можно выполнять гораздо быстрее, чем вы делаете сейчас – иногда для этого нужно учиться, иногда использовать более производительные устройства, иногда достаточно просто переставить мебель, чтобы не бегать к принтеру, а управляться с ним не вставая со своего кресла.
Самое время оглянуться вокруг и подумать, чему бы еще можно научиться и что можно изменить? Может быть вы для работы с файлами используете «Проводник» Windows? Или на вашем рабочем месте стоит всего лишь один монитор? Если да – то есть повод задуматься об альтернативах.

10. И последний, очень важный совет: в любой работе необходимо обеспечить долговременную производительность, и во многом она зависит от вашего морального и физического состояния. Помните: здоровье прежде всего, и нет никакой на свете работы, которую следует обменивать на здоровье. Если вы не научитесь работать производительно и при этом не наносить вред своему здоровью, то грош цена такой «производительности». Некоторые люди не вполне понимают смысл своих слов, тогда я привожу более доходчивый пример: представьте, что обратились на фирму, которая платит деньги за то, что вы становитесь больны, стары, беспомощны – как много денег вы готовы обменять за это? Как правило, люди либо совсем не согласны на подобную сделку, либо называют сумму, которая никак не соотносится с их текущей зарплатой. В итоге становится понятно, что на их текущей работе нет никаких причин гробить здоровье, поскольку равноценной компенсации за него никто не предлагает.
Нужно помнить о регулярных перерывах, о правильном питании, физических упражнениях. Не следует увеличивать доступное рабочее время за счет сокращения выходных. Также следует комбинировать активный и пассивный отдых – первое позволяет отдохнуть эмоционально, но может быть изматывающим физически, а второе (попросту говоря – отоспаться) обеспечивает восстановление физических сил.

Приведенные советы на самом деле достаточно просты в освоении, возможно, кто-то даже усомниться в их действенности, это их право и я не буду с ними спорить – в соответствии с первым пунктом у меня нет на это времени. ;)